Vous voulez commander des chèques-repas pour vos collaborateurs ?
Dans le paysage dynamique des avantages offerts aux employés en Belgique, les chèques-repas se démarquent comme une véritable clé pour booster le pouvoir d’achat de votre équipe. Chaque année, plus de 250 millions de chèques-repas sont distribués à travers le pays, soulignant leur essor continu dans le monde du travail.
Explorez dans cet article les étapes concrètes pour commander des chèques-repas, afin d’offrir à vos employés ce coup de pouce financier tant apprécié !
Sommaire
Les chèques-repas sont-ils intéressants pour une entreprise en Belgique ?
Les tickets restaurants représentent un avantage social très prisé en Belgique, offrant des bénéfices tangibles tant pour les employeurs que pour les employés. Voici un aperçu des principaux avantages :
| ✅ Avantages pour les employeurs | ✅ Avantages pour les employés |
|---|---|
| Exonération des charges sociales et fiscales : Les employeurs peuvent être exonérés des charges fiscales ainsi que des cotisations et contributions de sécurité sociale, sous réserve de respecter certaines règles légales. Ils peuvent ainsi déduire jusqu’à 2€ par chèque, économisant jusqu’à 57% par rapport à un salaire équivalent. | Augmentation du pouvoir d’achat : Les titres-repas permettent aux employés d’augmenter leur revenu annuel jusqu’à 1.600€, sans être soumis à l’impôt ou aux cotisations sociales, contribuant ainsi à une meilleure qualité de vie. |
| Attraction des talents : Les chèques rendent l’entreprise plus attractive pour les candidats potentiels. 65% des jeunes considèrent cet avantage comme un critère décisif dans le choix de leur employeur. | Facilité d’utilisation : Les cartes électroniques sont acceptées chez de nombreux commerçants, y compris pour les courses au supermarché, les commerces de proximité et les épiceries locales, ce qui les rend pratiques pour les employés sans nécessiter de démarches administratives supplémentaires. Ce qui est particulièrement pratique, c’est qu’avec une seule carte électronique, vous pouvez avoir accès aux chèques-cadeaux, chèque Sport & Culture et aux éco-chèques. |
| Coûts prévisibles : Les coûts liés aux tickets restaurants sont fixes et prévisibles, permettant une meilleure gestion budgétaire pour l’entreprise. | Revenu complémentaire non imposable : Les montants reçus via les chèques-repas ne sont pas soumis à l’impôt, augmentant ainsi leur revenu net. |
| Motivation et réduction de l’absentéisme : Ils augmentent le pouvoir d’achat des employés, les motivant ainsi à être plus productifs et à réduire leur absentéisme, puisque ces chèques sont distribués en fonction du nombre de jours travaillés. | |
| Facilité de mise en place : L’intégration des tickets restaurants dans l’entreprise est simple et rapide, sans complexité et démarches administratives. |
Et si vous n’avez pas de salariés ? Quelle législation pour les indépendants ou dirigeant ?
Saviez-vous qu’en tant que dirigeant ou indépendant à la tête de votre propre entreprise, vous pouvez bénéficier des chèques-repas ? Depuis 2007, cette opportunité est ouverte aux gérants, administrateurs et dirigeants de société.
Pour pouvoir y bénéficier en tant que chef d’entreprise indépendant, vous devez respecter quatre conditions :
Statut de salarié
En tant que dirigeant, vous devez être officiellement salarié de votre propre entreprise. Ce statut vous permet de bénéficier des mêmes avantages que vos employés, y compris les chèques-repas. Être salarié signifie que vous recevez un salaire régulier et que vous êtes soumis aux mêmes réglementations de sécurité sociale que vos employés.
Égalité des avantages
Si votre entreprise compte d’autres salariés, vous devez vous assurer qu’ils bénéficient également des chèques-repas. Cela garantit une équité au sein de l’entreprise et renforce la motivation et la satisfaction des employés.
💡 Même si votre entreprise n’emploie aucun autre salarié, vous pouvez toujours vous octroyer des titres-repas. Dans ce cas, les titres-repas ne sont pas considérés comme des avantages imposables, à condition que les conditions mentionnées ci-dessus soient respectées. Cela permet aux dirigeants de petites entreprises ou aux indépendants travaillant seuls de bénéficier également de ce précieux avantage 💡
Convention individuelle de travail
Vous devez formaliser l’octroi de chèques-repas par une convention individuelle de travail ou contrat de travail. Cette convention, signée entre vous et votre entreprise, doit spécifier clairement que vous, en tant que dirigeant, recevrez des chèques-repas.
Nombre de chèques-repas
Vous avez droit à un chèque-repas par jour travaillé, avec un maximum de 220 chèques par an. Chaque chèque peut avoir une valeur faciale maximale de 8 €.
Il est crucial de noter que les chèques-repas ne peuvent être attribués qu’aux indépendants ayant le statut de dirigeant d’entreprise.
❌ Les indépendants en personne physique, sans structure sociétaire, ne sont pas éligibles à ce type d’avantage.
❌ De même, les indépendants complémentaires ne peuvent pas bénéficier des chèques-repas, étant donné leur statut et la nature de leur activité professionnelle.
Quel est le coût pour les employeurs ?
Les chèques-repas représentent un avantage extra-légal très apprécié en Belgique, non seulement par les travailleurs mais aussi par les employeurs. Ils permettent de couvrir les frais alimentaires quotidiens et bénéficient d’exonérations fiscales et de cotisations sociales sous certaines conditions. Mais qu’en est-il du coût pour les employeurs ?
Pour répondre à cette question, il est essentiel de comprendre comment sont calculés les montants des chèques-repas et quelles sont les implications financières pour les entreprises.
En Belgique, la valeur faciale d’un chèque-repas est librement fixée par l’entreprise, avec un plafond maximal réglementé à 8 € depuis janvier 2016. Cette somme est partagée entre la contribution de l’employeur et celle du travailleur :
➡️ Participation de l’employeur : Selon la législation, l’employeur peut contribuer jusqu’à 6,91 € par chèque-repas. Cette contribution est cruciale car elle permet à l’entreprise de bénéficier d’exonérations fiscales et de cotisations sociales, réduisant ainsi les charges salariales tout en offrant un avantage substantiel aux employés.
➡️ Participation du travailleur : De son côté, le travailleur doit contribuer au moins 1,09 € par chèque-repas. Cette contribution symbolique assure une répartition équitable des coûts tout en maintenant les avantages fiscaux pour l’entreprise.
Comment commander et obtenir des chèques-repas électroniques ?
Pour obtenir des chèques-repas, plusieurs démarches doivent être entreprises :
- Choisir un émetteur de chèques-repas : Tout d’abord, sélectionnez une société émettrice de chèques-repas reconnue en Belgique. Les sociétés privées les plus courants sont Edenred, Sodexo, et Monizze. Chacun offre différentes options et services, il est donc conseillé de comparer avant de faire votre choix
- Signer une convention de travail : L’octroi des chèques est strictement réglementé et doit être prévu par une convention collective de travail (CCT), conclue soit au niveau du secteur, soit au niveau de l’entreprise. En l’absence de délégation syndicale, ou pour des catégories de personnel généralement non couvertes par de telles conventions (comme les cadres), une convention individuelle peut être conclue. Cette dernière doit toutefois respecter les montants fixés par les CCT.
- Mise en place administrative : Préparez la documentation nécessaire, telle que les informations sur l’entreprise, les détails des employés qui recevront les chèques-repas, et toute autre exigence spécifique de l’émetteur.
- Commande et livraison : Une fois que tous les détails sont réglés et que le contrat est signé, vous pouvez passer commande de vos chèques-repas. L’émetteur les produira et les livrera à l’adresse indiquée ou les enverra électroniquement selon les modalités convenues.
- Distribution aux employés : Une fois que vous avez reçu les chèques-repas, assurez-vous de les distribuer aux employés conformément aux règles établies. Informez vos employés sur la manière d’utiliser les chèques-repas électroniques acceptés par divers commerçants, restaurants et supermarchés.
- Gestion continue : Assurez-vous de suivre la gestion des chèques-repas, y compris les rapports et la comptabilité associée. Cela peut inclure le suivi des commandes, des utilisations par les employés, l’inclusion dans les fiches de paie et des éventuels retours ou remplacements nécessaires.
ll est possible de simplifier ce processus en passant par votre secrétariat social : il vous suffit de demander à celui-ci de commander les chèques-repas auprès de la société agréée.
Commande chèques Monizze
Monizze offre deux méthodes pour commander des chèques-repas :
- Via votre Secrétariat Social : Le moyen le plus simple est de contacter directement votre Secrétariat Social. Ils pourront automatiquement initier la commande de chèques-repas pour votre entreprise. Cela simplifie souvent le processus administratif.
- Via votre Espace Client : Si vous préférez gérer vous-même la commande, vous pouvez le faire via votre espace client Monizze. Connectez-vous et rendez-vous dans la section “Commandes”. Vous aurez la possibilité de saisir manuellement votre commande ou d’importer un fichier Excel pré-rempli avec les détails nécessaires. Assurez-vous de vérifier soigneusement les informations avant de finaliser la commande.
Les cartes Monizze seront produites et livrées à l’adresse que vous avez indiquée dans un délai de dix jours ouvrables suivant la confirmation de la commande.
Commande chèques Edenred
Edenred propose deux options pratiques pour commander des chèques-repas :
- Commande par fichier Excel : Si vous avez plus de 30 collaborateurs à inscrire, vous pouvez télécharger un formulaire de commande standard depuis votre espace employeur Edenred. Remplissez-le avec les informations requises et téléchargez-le pour le soumettre. Les données seront automatiquement vérifiées pour assurer la précision.
- Commande en ligne : Pour les commandes moins nombreuses (moins de 30 collaborateurs), vous pouvez effectuer la commande directement en ligne via le site Edenred. Choisissez le produit désiré (chèques-repas, Edenred Eco, etc.), sélectionnez les bénéficiaires et suivez les instructions à l’écran pour finaliser la commande. Vous pouvez également choisir la date de chargement des chèques-repas ou accepter la première date disponible en fonction de votre contrat.
Comment demander et avoir une carte Pluxee (ex-Sodexo) ?
Pluxee offre plusieurs étapes simples pour commander des chèques-repas :
- À travers votre Secrétariat Social : Si vous travaillez avec un Secrétariat Social, ils peuvent s’occuper de la commande à votre place. Contactez-les pour connaître les détails spécifiques sur la procédure à suivre.
- Via Pluxee Clients Portal :
- Demande d’offre : Commencez par demander une offre personnalisée sur le site de Pluxee en remplissant les informations requises. Vous recevrez une estimation adaptée à vos besoins.
- Création de compte client : Une fois l’offre acceptée, ouvrez votre compte client via le lien fourni dans l’email de bienvenue de Pluxee Clients Portal. C’est à partir de cet espace que vous pourrez gérer toutes vos commandes de chèques-repas.
- Gestion des bénéficiaires : Ajoutez tous les employés bénéficiaires dans Pluxee Clients Portal. Utilisez le fichier Excel fourni si vous avez un grand nombre d’employés à inscrire.
- Passer commande : Sélectionnez le type de chèques-repas souhaité et indiquez les montants pour chaque bénéficiaire. Confirmez votre commande à la dernière étape du processus.
- Facturation et paiement : Vous recevrez une facture par email détaillant les montants des chèques commandés ainsi que les frais de service applicables. Pour que la commande soit traitée, effectuez le paiement par virement bancaire en suivant les instructions fournies dans l’email de facturation.
Questions fréquemment posées par nos lecteurs à propos des titres-repas
Encore des question ? Découvrez ci-dessous d’autres informations utiles concernant les titres-repas.
Comment savoir si j’ai droit aux chèques-repas ?
Pour en bénéficier, les chèques-repas doivent être prévus dans une CCT, une convention d’entreprise, ou un contrat individuel, avec une contribution de l’employeur jusqu’à 6,91 EUR et du travailleur d’au moins 1,09 EUR par chèque. Ils sont valables 12 mois, nominatifs et émis par un organisme agréé pour les avantages fiscaux et sociaux.
Qui paie les chèques-repas selon la législation en Belgique ?
Le salarié, quant à lui, doit participer à hauteur d’au moins 1,09 €, garantissant ainsi une implication financière. En pratique, pour que l’employeur obtienne l’avantage fiscal, la somme des contributions de l’employeur et du salarié doit être d’au moins 2 €.