Quelles sont les conditions d’octroi des chèques-repas en Belgique ?

Les chèques-repas sont considérés par la loi comme un avantage extra-légal, leur conférant une exonération totale des charges sociales et fiscales. Cependant, pour bénéficier de cet avantage, ils doivent répondre à des critères spécifiques qui les différencient nettement d’une simple rémunération. Au nombre de 9, explorez dans cet article les conditions nécessaires pour obtenir ces titres-repas tant appréciés !

Les 9 conditions à respecter pour être exonérés des charges sociales en 2024

L’octroi de chèques-repas peut être un véritable avantage pour les employeurs et les travailleurs, à condition de respecter certaines exigences. En 2024, pour que ces chèques-repas soient exonérés des charges sociales, neuf conditions (déterminées par un arrêté royal) doivent être respectées :

Condition 1 : il ne s’agit pas d’un remplacement de rémunération

Les chèques-repas ne doivent pas remplacer une partie de la rémunération existante. Ils sont offerts en supplément du salaire, et non en remplacement. Cette distinction est essentielle pour éviter les fraudes et garantir que le titre-repas demeure un avantage social, non soumis aux cotisations sociales.

Condition 2 : l’octroi est prévu par une convention collective de travail (CCT)

Le système d’octroi est strictement réglementé et doit être prévu par une convention collective de travail (CCT), conclue soit au niveau du secteur, soit au niveau de l’entreprise. En l’absence de délégation syndicale, ou pour des catégories de personnel généralement non couvertes par de telles conventions (comme les cadres), une convention individuelle peut être conclue. Cette dernière doit toutefois respecter les montants fixés par les CCT.

Condition 3 : un titre-repas par jour de travail effectif

Le nombre de titre-repas octroyés doit être égal au nombre de jours de travail effectués. Aucun chèque ne peut donc être octroyé pour les jours fériés, les jours de repos compensatoires, les jours de maladie ou encore les jours de vacances. Les entreprises qui fonctionnent suivant un régime de travail différent peuvent réaliser un comptage alternatif. Pour en savoir plus, nous vous renvoyons à notre article sur les titres repas pour les personnes travaillant à mi-temps ou temps partiel.

Condition 4 : délivré au nom du travailleur

Les titres-repas doivent être nominatifs, c’est-à-dire qu’ils doivent être émis au nom du travailleur. Cette mesure permet de s’assurer que seul le bénéficiaire légitime peut les utiliser, empêchant ainsi toute utilisation frauduleuse. Autrefois délivrés sous forme de papier, les titres-repas sont désormais émis sous forme de carte électronique, ce qui renforce encore cette logique de sécurité et de traçabilité. 

Condition 5 : durée de validité de 12 mois

Les chèques électroniques ont une durée de validité limitée à 12 mois à partir de leur date d’émission. Pendant cette période, ils peuvent être utilisés chez les commerçants et magasins affiliés aux entreprises émettrices. Sauf exceptions : une demande de réactivation unique peut être faite auprès de l’émetteur dans un délai de 3 mois après la fin de la période de validité initiale.

Condition 6 : intervention de maximum 6.91 € par chèque-repas pour l’employeur

La valeur faciale maximale d’un titre repas est fixée à 8 €. Dans cette somme, la contribution de l’employeur ne doit pas dépasser 6,91 €. Cette limite permet à l’employeur de bénéficier d’un avantage fiscal, car la part qu’il paie est exonérée de cotisations sociales et d’impôts, sous réserve que toutes les conditions soient respectées. En respectant ce plafond, l’employeur optimise ses charges tout en offrant un soutien alimentaire aux travailleurs.

Condition 7 : intervention de minium 1.09 € pour le travailleur

Le travailleur doit participer à hauteur d’au moins 1,09 € par titre repas. Cette contribution minimale est imposée par la loi pour garantir une implication financière de l’employé. En pratique, cela signifie que le montant total du titre-repas, combinant les contributions de l’employeur et du travailleur, doit être d’au moins 2 €, pour permettre à l’employeur de bénéficier de l’avantage fiscal.

Condition 8 : émis par une entreprise agréée

Les titres-repas doivent être émis par un émetteur agréé par les ministres compétents concernés. En Belgique, les principales sociétés privées sont Edenred, Pluxee (anciennement Sodexo) et Monizze. Ces émetteurs sont affiliés à un vaste réseau de commerçants et magasins, offrant ainsi une large acceptation et facilitant l’utilisation des chèques électroniques.

Condition 9 : sans coût supplémentaire pour le travailleur

Le collaborateur ne doit encourir aucun frais lorsqu’il utilise les chèques électroniques. Cela signifie que le montant doit être entièrement disponible pour le salarié, sans qu’aucun frais de transaction ou d’utilisation ne soit déduit chez les commerçants affiliés. Seuls des coûts exceptionnels, tels que ceux liés à la perte ou en cas de vol de la carte, peuvent être appliqués. Cette condition garantit que l’avantage social des titres repas reste pleinement profitable au travailleur, en s’assurant qu’il n’y a pas de frais cachés qui pourraient réduire la valeur de ce bénéfice.

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