Attribuer des chèques-repas au sein d’une association
En tant qu’association sans but lucratif, vous savez combien vos collaborateurs et bénevoles sont précieux. Leur dévouement quotidien contribue grandement à la réalisation de votre mission. Dans cet article, nous explorons les conditions nécessaires pour offrir des chèques-repas au sein de votre organisme, en vous guidant à travers les étapes importantes pour le faire de manière efficace et conforme à la législation.
Sommaire
Un avantage extra-légal intéressant pour l’asbl et ses travailleurs
En tant que responsable d’une association sans but lucratif (ASBL), vous faites face à de nombreux défis, notamment celui de gérer un budget limité tout en veillant à offrir des conditions attractives à vos travailleurs. Dans ce contexte, l’octroi de chèques-repas se révèle être une solution particulièrement intéressante :
✅ Les titres-repas constituent un avantage extra-légal qui peut grandement optimiser la gestion financière de votre ASBL. L’un des principaux bénéfices est l’exonération des charges sociales et fiscales. En respectant certaines règles légales, votre association peut bénéficier de déductions significatives, pouvant atteindre 2€ par chèque. Cela représente une économie pouvant aller jusqu’à 57% par rapport à une rémunération équivalente en salaire. Pour une organisation souvent soumise à des contraintes budgétaires strictes, cette économie est précieuse et permet de réinvestir dans d’autres domaines essentiels.
✅ De plus, les chèques-repas augmentent sensiblement le pouvoir d’achat de vos employés. En leur octroyant ces cartes chèques-repas, vous leur offrez la possibilité d’augmenter leur revenu annuel jusqu’à 1.600 €, sans que ces montants ne soient soumis à l’impôt ou aux cotisations sociales. Cela signifie une augmentation nette de leur pouvoir d’achat, ce qui peut considérablement améliorer leur qualité de vie. En période de crise économique ou d’augmentation du coût de la vie, ce geste de votre part peut faire une différence significative pour vos employés.
Qui a droit à des chèques-repas (tickets restaurants) dans le secteur non-marchand en 2024 en Belgique ?
Employés, ouvriers, aides ménagères ou encore télétravailleurs, les chèques-repas peuvent être attribués à tout salariés sous contrat de travail au sein de votre ASBL. Cela inclut les travailleurs à temps plein, à temps partiel, ainsi que ceux en contrat à durée déterminée ou indéterminée.
Il est également possible d’attribuer des chèques-repas aux travailleurs intérimaires, à condition que cela soit prévu dans leur contrat de mise à disposition et que l’entreprise de travail intérimaire en assure la gestion.
Les étudiants jobistes peuvent aussi bénéficier de chèques-repas, à condition qu’ils soient sous contrat étudiant. En effet, même les jeunes travaillant quelques heures par semaine ou durant les vacances scolaires peuvent profiter de ce moyen de paiement extra-légal, à condition que leur contrat soit conforme aux réglementations en vigueur.
En tant que dirigeant indépendant d’ASBL, vous pouvez bénéficier des cartes chèques-repas à condition de respecter quatre conditions :
- Premièrement, vous devez être officiellement salarié de votre propre entreprise, ce qui vous permet de profiter des mêmes avantages que vos employés.
- Deuxièmement, si votre entreprise compte d’autres salariés, ils doivent également bénéficier des chèques-repas, garantissant ainsi une équité au sein de l’entreprise et renforçant la motivation et la satisfaction des employés.
- Troisièmement, l’octroi de chèques-repas doit être formalisé par une convention individuelle de travail ou un contrat de travail spécifiant clairement que vous recevrez des chèques-repas.
- Enfin, vous avez droit à un chèque-repas par jour travaillé, avec un maximum de 220 chèques par an, chaque chèque ayant une valeur faciale maximale de 8 €. Cela permet aux dirigeants de petites entreprises ou aux indépendants travaillant seuls de bénéficier également de cet avantage précieux.
Il est crucial de noter que les chèques-repas ne peuvent être attribués qu’aux indépendants ayant le statut de dirigeant d’entreprise. Les indépendants en personne physique, sans structure sociétaire, ne sont pas éligibles à ce type d’avantage. De même, les indépendants complémentaires ne peuvent pas bénéficier des chèques-repas, étant donné leur statut et la nature de leur activité professionnelle.
Puis-je accorder des chèques-repas à un volontaire, à un bénévole ou à un stagiaire ?
Non-attribution des chèques-repas aux volontaires, bénévoles et stagiaires
❌ Il n’est pas possible d’accorder des chèques-repas à un volontaire, à un bénévole ou à un stagiaire, car ces avantages sont réservés uniquement aux personnes disposant d’un contrat de travail au sein de l’association.
Les bénévoles et volontaires, qui par définition ne sont pas rémunérés, n’ont pas de contrat de travail au sein de l’organisation.
Quant aux stagiaires, notamment en Belgique, ils ne bénéficient pas d’un contrat rémunéré comme c’est parfois le cas en France.
Toutefois, les bénévoles peuvent bénéficier d’un défraiement pour couvrir leurs frais. Le défraiement peut être réalisé de deux manières :
- Un remboursement des frais réels : le bénévole est remboursé sur présentation de pièces justificatives telles que des factures ou des tickets de caisse, sans plafond maximum. L’organisation doit tenir une comptabilité de ces dépenses.
- Un défraiement forfaitaire : les bénévoles peuvent recevoir jusqu’à 41,48 € par jour et 1.659,29 € par an sans fournir de justificatifs, avec la possibilité d’ajouter jusqu’à 2.000 km de frais de déplacement remboursés en frais réels. L’association n’est pas tenue de faire des déclarations à l’ONSS ou au fisc, et le bénévole n’a pas à mentionner ces défraiements dans sa déclaration d’impôts, tant que les plafonds ne sont pas dépassés.
Les indemnités perçues par les bénévoles ne sont pas imposables sous certaines conditions :
- Les bénévoles doivent réaliser leurs activités de manière désintéressée et sans rémunération, pour le compte d’une organisation à but non lucratif ou d’une autorité publique.
- Les indemnités doivent uniquement couvrir les frais réels et ne peuvent être excessivement élevées.
- Elles peuvent être remboursées soit de manière forfaitaire, soit sur présentation des pièces justificatives.
Quelles sont les conditions à respecter pour l’octroi de chèques-repas en Belgique ?
Pour bénéficier des chèques-repas en Belgique, plusieurs conditions doivent être respectées. Tout d’abord, l’octroi des chèques-repas doit être prévu dans une Convention Collective de Travail (CCT), une convention d’entreprise ou un contrat de travail individuel.
Un chèque-repas est accordé pour chaque jour de travail effectivement presté. L’employeur peut contribuer jusqu’à 6,91 EUR par chèque-repas, tandis que le travailleur doit participer à hauteur d’au moins 1,09 EUR. Les chèques sont valides pour une période maximale de 12 mois et peuvent être réactivés dans les 3 mois suivant leur expiration. Ils sont nominatifs, et leur nombre et leur valeur doivent être mentionnés dans les documents sociaux requis. De plus, pour bénéficier des avantages fiscaux et sociaux, les chèques-repas (+ eco-chèques, chèques sports, cadeaux et cultures) doivent être émis par un organisme agréé.
Pour plus de détails sur les conditions d’octroi des chèques-repas, consultez notre page dédiée.
Comment mettre en place un système de chèque-repas au sein de mon association ?
Pour obtenir des chèques-repas, plusieurs démarches doivent être entreprises :
Choisir un émetteur de chèques-repas
Tout d’abord, sélectionnez une société émettrice de chèques-repas (+ eco-chèques, chèques sports, cadeaux et cultures) reconnue en Belgique. Les sociétés privées les plus courants sont Edenred, Pluxee( ex Sodexo), et Monizze. Chacun offre différentes options et services, il est donc conseillé de comparer avant de faire votre choix
Signer une convention de travail
L’octroi des chèques est strictement réglementé et doit être prévu par une convention collective de travail (CCT), conclue soit au niveau du secteur, soit au niveau de l’entreprise. En l’absence de délégation syndicale, ou pour des catégories de personnel généralement non couvertes par de telles conventions (comme les cadres), une convention individuelle peut être conclue. Cette dernière doit toutefois respecter les montants fixés par les CCT.
Mise en place administrative
Préparez la documentation nécessaire, telle que les informations sur l’asbl, les détails des employés qui recevront les chèques-repas, et toute autre exigence spécifique de l’émetteur.
Commande et livraison
Une fois que tous les détails sont réglés et que le contrat est signé, vous pouvez passer commande de vos chèques-repas. L’émetteur les produira et les livrera à l’adresse indiquée ou les enverra électroniquement selon les modalités convenues.
Distribution aux employés
Une fois que vous avez reçu les chèques-repas, assurez-vous de les distribuer aux employés conformément aux règles établies. Informez vos employés sur la manière d’utiliser les chèques-repas électroniques acceptés par divers commerçants, restaurants et supermarchés.
Gestion continue
Assurez-vous de suivre la gestion des chèques-repas, y compris les rapports et la comptabilité associée. Cela peut inclure le suivi des commandes, des utilisations par les employés, l’inclusion dans les fiches de paie et des éventuels retours ou remplacements nécessaires.
ll est possible de simplifier ce processus en passant par votre secrétariat social : il vous suffit de demander à celui-ci de commander les chèques-repas auprès de la société agréée.
Commandez vos cartes chèques-repas auprès d’Edenred, Pluxee (ex-Sodexo) ou Monizze
En remplissant le formulaire ci-dessous, nous vous mettrons en contact avec une société émettrice qui vous enverra une proposition chiffrée du coût de la mise en place de chèques-repas dans votre entreprise !
Vous pourrez alors librement réfléchir à proposer ou non à vos employés des chèques-repas.
Cette demande de devis est 100 % gratuite et sans engagement.
FAQ : ces questions pourront également vous intéresser
Encore des question ? Découvrez ci-dessous d’autres informations utiles concernant les titres-repas.